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[書類・手帳・ノート・ノマド]の文具術 楽しんで仕事の効率をあげる![書類・手帳・ノート・ノマド]の文具術 楽しんで仕事の効率をあげる!
(2011/01/28)
美崎 栄一郎

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書類整理はA4クリアホルダーを使って書類を保管している人が多いはずです。
書類がバラバラにならないために、大事な書類の角を折れないようにクリアホルダーを使いますが、この業務フローは仕事の滞留が起こりやすくなります。
そうならないために、クリアホルダーは「プロジェクトごと」「案件ごと」に書類をまとめるようにします。
別々のプロジェクトの資料を同じファイルに入れないようにするのがコツです。
情報はストック(保管)するのではなく、フロー(処理)させるべきなのです。
クリアホルダーは書類をきれいに保管できるため、ついついストックしてしまいがちですが、活用してはじめて価値があるのが情報です。
そこで提案したいのは、「アクティブ・クリアホルダー」という、自分の処理できる処理量に合わせてクリアホルダーの枚数を制限する方法です。
自分の仕事のアクティブで処理できる数を最初に決めておき、その数を超えないように調整するのです。
仕事のパフォーマンスを上げるためには、新しい道具を使うのが速く、必要なのは気合いや根性だけでなく、質と速度です。
半歩でも進んだツールを使えば、仕事の景色は少しずつ変わっていきます。
紙を切るのに、手で破るより、ハサミで切るほうがきれいに切れ、直線であればカッターを使ったほうが速いことも常識でしょう。
しかしながら、テープを切るときに接着剤が刃に付きにくい加工がしてあるハサミや転がすだけで点線や波線で切れるロータリーカッターまで使いこなしている人は少ないかもしれません。
ミシン目を入れるには、点線のロータリーカッターを使えば、簡単に解決できます。
糊の付かないハサミを使えば、片づける時間は短くなります。
出張や外出中にも仕事をする時代になり、ペン型に統一して、ペンケースにすべて収めると、移動中にも便利なツールになります。
モチベーションを高くキープするのも、身につけるツールで解決することができるのです。
オフィスの光景として、付箋に伝言を書いて、PCのモニターやキーボードの近くに貼るというのがあります。
これは、付箋をコミュニケーションのツールとして使っているわけです。
コミュニケーションと考えると、お酒落な付箋、可愛い付箋というのが有効になるわけです。
ぐちゃぐちゃになっている席で普通の付箋が埋もれてしまうようなとき、立体付箋ははるかに目立ちます。
ほかにも、付箋をインデックスとして貼ったり、タスクを「目立たせる」ために、ほかの記述と区別して貼る方法もあります。
アイデア出しを効率的に行ったり、TO DOリストを上手に整理する方法もあります。
クリアファイルに貼ることでラベルになったり、本に貼ることで抜き書き用のメモ用紙になったり、キーワードにすぐたどり着く看板の効果もあります。
ツールの使い方や利用シーンという切り口で見直してみると、同じ道具でもさまざまな応用ができるマルチファンクショナルなツールになるはずです。


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  1. 2011/07/30(土) 07:00:58|
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